Je suis quasiment sûre que vous avez une multitude de tâches qui s’accumulent sur une « to do list » et qui remplissent vos journées, sans jamais arriver à en voir le bout.
Et peut-être que vous ne savez pas toujours comment bien vous y prendre pour attaquer toutes ces tâches. En effet, comment prioriser parmi la multitude de tâches à faire ou que nous aimerions faire ?
Avoir une stratégie de priorisation
nous permet d’optimiser notre temps, notre attention et d'atteindre nos objectifs sans nous sentir dépassé.
Se constituer une « to do list » c’est aidant, car elle nous permet de déposer les tâches qui encombrent notre esprit à l’extérieur, et ainsi de libérer de l'espace mental. Elle est aussi satisfaisante lorsque nous pouvons cocher les éléments une fois que nous les avons faits ^^
Par contre elle peut se révéler décourageante et anxiogène quand on voit la liste qui s’allonge toujours plus et qui ne finit jamais. De plus, elle mélange toutes sortes de tâches : des plus banales, comme le ménage ou la lessive à certaines plus importantes, comme un projet créatif ou professionnel. Avec ce mélange des tâches, la « to do list » ne nous donne pas une clarté sur les priorités parmi elles.
De plus, si vous travaillez comme moi depuis votre domicile, cet enchevêtrement des tâches privées et professionnelles est d’autant plus présent. Mais quelle que soit notre réalité professionnelle et privée, nous avons tous des tâches à accomplir ou que nous aimerions accomplir qui relèvent de notre responsabilité.
Nous avons besoin de prioriser car notre temps est limité, nous ne pouvons pas tout faire.
Et le temps non dédié spécifiquement a tendance à s’écouler soit vers nos faiblesses, soit à être englouti par des personnes dominantes, soit à s’abandonner aux exigences des urgences, je vous en parle d’ailleurs dans l'article « J’ai pas le temps ».
Il existe plusieurs méthodes pour s’organiser et prioriser :
la Matrice d’Eisenhower, la Méthode Getting Things Done, La Règle des 2 Minutes, la Méthode Eat The Frog! ou la Loi de Pareto pour n’en citer que quelques unes.
Aujourd’hui regardons d’un peu plus près la Matrice d’Eisenhower.
Elle se présente sous la forme d’un tableau à quatre cases. Elle y classifie les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence, les répartissant dans quatre catégories :
Dans la catégorie Urgent et Important, il pourrait y avoir :
Une urgence médicale nécessitant une attention immédiate,
Une échéance de projet qui est imminente
Gérer un problème de fuite d’eau dans l’appartement.
Ce qui est Urgent et Important est à faire.
Dans la catégorie Pas Urgent mais Important, on trouverait :
Prévoir une sortie pour passer du temps de qualité avec mon conjoint
Mettre en place un système d’organisation pour faciliter la priorisation de mes tâches.
Ce qui est Pas Urgent mais Important est à planifier.
Dans la catégorie Urgent mais Pas important, on mettrait :
Répondre rapidement à un appel téléphonique du travail alors qu’on est en congé,
Répondre à des courriels non essentiels inondant notre boîte
Participer à une réunion qui pourrait être déléguée à quelqu’un d’autre.
Ce qui est Urgent mais Pas Important est à réduire ou déléguer.
Et enfin dans la catégorie Ni Urgent Ni important, on verrait :
Surfer sur les réseaux sociaux sans but précis pendant une longue période,
Passer des heures à regarder des vidéos ou des séries sans grands intérêts
Passer du temps à s’acheter un habit supplémentaire alors que notre armoire déborde déjà.
Ce qui est Ni Urgent Ni Important est à éliminer.
Un premier constat avec ces différentes catégories : ce qui est urgent n’est pas nécessairement important !
Deuxième constat, certaines choses sont importantes pour nous, leurs résultats ont un impact considérable sur notre vie ou nos objectifs, et lorsqu’elles deviennent urgentes c’est que nous faisons face à une crise ou à des problèmes. Ces choses requièrent alors notre attention, notre énergie et notre action immédiate.
Pour ne pas être sans arrêt le nez dans le guidon, nous avons à anticiper et à consacrer du temps à ce qui est Pas Urgent mais Important. Lorsque nous négligeons de le faire, avec le temps les choses glissent dans l’urgence. Urgence que nous aurions pu éviter si nous les avions considérées auparavant.
Application pratique
Si nous le souhaitons nous pouvons dessiner cette matrice sur une feuille de papier et classer les tâches de notre « to do list » dans ces différentes catégories.
Cela nous permet de trier nos différentes tâches et de mettre en évidence celles qui sont importantes et celles qui ne le sont pas, celles qui sont urgentes et celles qui ne le sont pas.
Ce tri va nous aider à prioriser.
En premier lieu il s’agit de faire ce qui est Urgent et Important puis de planifier ce qui est Pas Urgent mais Important. Pour le reste il s’agit de réduire ou déléguer ce qui est Urgent mais Pas Important et d’éliminer ce qui n’est Ni Urgent Ni Important.
Pour ce qui concerne le critère de l’importance,
évidemment que vous êtes votre propre curseur. Car cela va dépendre de vos objectifs à moyen et long terme dans les différents domaines de votre vie ainsi que de vos valeurs. Ainsi ce que je classerai dans « important » ne le sera pas nécessairement pour vous et vice-versa.
On peut ainsi se demander :
Cette tâche contribue-t-elle à la réalisation de mes objectifs à long terme ?
Est-elle conforme à mes valeurs personnelles ?
La réalisation de cette tâche a-t-elle un impact significatif ?
Quelles seraient les conséquences à long terme si je fais ou si je ne fais pas cette tâche ?
Les réponses à ces questions vous aideront à déterminer si la tâche est importante à vos yeux ou si elle ne l’est pas.
La notion d’urgence quant à elle
est liée à des échéances imminentes ou à des circonstances qui exigent de notre part une action immédiate. Elle peut être également subjective, c’est-à-dire ressentie comme une urgence, alors qu’elle ne l’est pas vraiment en réalité. C’est ici que prendre le temps d’y réfléchir peut faire toute la différence.
On peut se demander :
Cette tâche a-t-elle une date limite rapprochée qui nécessite une action immédiate ?
Si cette tâche n’est pas effectuée rapidement, y aura-t-il des conséquences négatives ou des problèmes conséquents ?
Répondre à ces questions vous aidera à déterminer si c’est une tâche urgente ou pas.
Je pense que pour bien s’approprier cette méthode de tri, il peut être utile de faire l’exercice au moins une fois de mettre sa « to do list » à l’intérieur de la matrice. Ensuite, dans la pratique de la vie quotidienne, en tout cas pour ce qui me concerne, je ne l’utilise pas comme ça en tant que telle. Par contre elle se trouve toujours en filigrane dans ma tête avec ses critères d’urgence et d’importance.
Ainsi, au fil de la journée
il y a une question que j’aime beaucoup me poser et qui m’aide à m’en rappeler, la voici :
Qu’est-ce qui est important maintenant ?
On pourrait aussi la formuler ainsi : Qu’est-ce qu’il faut faire maintenant ?
Elle fait écho à ce que nous avons pu identifier dans les catégories Urgent et Important ainsi que Pas Urgent mais Important.
De mon expérience, lorsqu’on se pose cette question, une réponse jaillit directement dans notre esprit. Et souvent il s’agit de la bonne réponse pour nous à ce moment-là.
Comme le dit Chris Bailey*, un chercheur et rédacteur dans le domaine de la productivité : « Le fait d'être occupé ne nous rend pas productif. Peu importe que nous soyons très occupés si cette occupation ne nous permet pas d'accomplir quoi que ce soit d'important. La productivité ne consiste pas à en faire plus dans nos journées, mais à faire ce qu'il faut à chaque instant. »
J’ajoute que ce qui est « important maintenant » peut ne pas être une tâche sur ma « to do list ». Car ça peut être en lien avec mes valeurs, avec ce que j’ai envie de vivre dans ma vie, comme par exemple de passer du temps de qualité avec chacun de mes enfants ou avec mon conjoint. Ce n’est pas un point sur ma liste en tant que tel et pourtant c’est quelque chose auquel je tiens très fort.
Si je suis tentée de répondre à un message sur mon téléphone alors que ma fille est en train de me raconter sa journée : Qu’est-ce qui est important maintenant ? Répondre à ce message dans la minute ? Ou accorder de l’attention et de l’écoute à ma fille ?
Notre réponse dépendra d’où nous mettons nos valeurs. Assurons-nous ensuite que nous choisissons bien cette réponse-là dans nos actes.
La priorisation, ce tri dans nos tâches, puis la qualité de notre attention
sur le moment à ce qui est important détermine la qualité de notre vie. Chris Bailey, nous dit encore : « Au travail, plus vous accordez d'attention à ce qui se trouve devant vous, plus vous êtes productif. À la maison, plus vous accordez d'attention à ce qui se trouve devant vous, plus votre vie prend du sens. »
Voilà, et si vous galérez avec votre « to do list » et que vous vous sentez régulièrement dépassé.e, contactez-moi : un coaching peut vraiment être une aide pour mettre en place ces théories dans votre quotidien.
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*Pour aller plus loin
- Essentialism, en français L'essentialisme, de Greg Mc Keown
- Hyperfocus (en anglais uniquement à jour) de Chris Bailey